Überstunden berechnen in Excel: Soll, Ist und laufender Saldo

Überstunden sind zunächst nur eine Differenz: Was jemand gearbeitet hat (Ist), minus dem, was vorgesehen war (Soll). Mit ein paar Formeln lässt sich das für Tag, Woche und Monat berechnen und als laufender Saldo fortschreiben. Diese Anleitung zeigt den Aufbau Schritt für Schritt, auch für Minusstunden, die in Excel gern als Rauten (#####) erscheinen.

Der Aufbau der Tabelle

Zeile 1 enthält die Überschriften, ab Zeile 2 steht je Tag eine Zeile (bis Zeile 32):

• A – Datum
• B – Beginn (Eingabe)
• C – Ende (Eingabe)
• D – Pause in Minuten (Eingabe)
• E – Ist in Stunden (Formel)
• F – Soll in Stunden (Eingabe oder Formel)
• G – Differenz (Formel)
• H – Saldo (Formel)
• I – Kalenderwoche (Hilfsspalte)

In K1 tragen wir einen Übertrag aus dem Vormonat ein, in K2 das Tagessoll.

Ist-Stunden je Tag

Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteil eines Tages. Mal 24 ergibt Stunden als Dezimalzahl. In E2:

=WENN(ODER(B2="";C2="");0;REST(C2-B2;1)*24-D2/60)

Beispiel: Beginn 08:00, Ende 17:00, Pause 60 Minuten. 9 Stunden minus 60/60 = 8 Stunden. Die Funktion REST sorgt dafür, dass auch Schichten über Mitternacht funktionieren; Details dazu stehen im Ratgeber Stundenzettel in Excel erstellen.

Soll und Differenz

Wenn das Tagessoll an allen Arbeitstagen gleich ist, genügt in F2:

=WENN(WOCHENTAG(A2;2)>5;0;$K$2)

WOCHENTAG mit dem Typ 2 zählt Montag als 1 und Sonntag als 7. Samstag und Sonntag (6 und 7) bekommen also das Soll 0. Feiertage oder Urlaubstage überschreiben Sie von Hand mit 0.

Die Differenz in G2 ist schlicht:

=E2-F2

Beispiel: Ist 8,5 Stunden, Soll 8 Stunden ergibt 0,5 Stunden Plus. Ist 7, Soll 8 ergibt −1 Stunde.

Die Woche auswerten

Für Wochenwerte brauchen Sie eine Hilfsspalte. In I2:

=KALENDERWOCHE(A2;21)

Der Typ 21 liefert die ISO-Kalenderwoche, bei der die Woche mit Montag beginnt. Die Wochendifferenz holen Sie sich mit SUMMEWENN, wenn die gewünschte Woche in K4 steht:

=SUMMEWENN($I$2:$I$32;K4;$G$2:$G$32)

Beispiel: Montag bis Freitag, 5. bis 9. Oktober 2026 (Kalenderwoche 41), Soll je 8 Stunden. Ist-Werte: 8,5 / 9 / 7 / 8 / 8,5. Differenzen: 0,5 / 1 / −1 / 0 / 0,5. Summe: 1 Stunde Plus, denn 41 Ist-Stunden stehen 40 Soll-Stunden gegenüber.

Den Monat auswerten

Die Monatsdifferenz unter der letzten Datenzeile:

=SUMME(G2:G32)

Das Monatssoll können Sie auch ohne Tageszeilen ermitteln, wenn Sie nur Arbeitstage zählen wollen:

=NETTOARBEITSTAGE(DATUM(2026;10;1);DATUM(2026;10;31))*K2

Der Oktober 2026 hat 22 Wochentage von Montag bis Freitag. Bei 4 Stunden Tagessoll (20 Stunden pro Woche, verteilt auf 5 Tage) ergibt das 88 Stunden. NETTOARBEITSTAGE kennt keine Feiertage, es sei denn, Sie geben als dritten Parameter eine Liste mit Feiertagsdaten an.

Der laufende Saldo

Der Saldo soll Monat für Monat weiterlaufen. In H2:

=$K$1+SUMME($G$2:G2)

Der Bereich beginnt mit festem Anker $G$2 und wächst beim Herunterkopieren nach unten. Beispiel: Übertrag 3,5 Stunden. Differenz am 1. Tag +0,5, am 2. Tag +1. Saldo in H2 = 4, in H3 = 5. Den Endsaldo des Monats tragen Sie im Folgemonat als Übertrag in K1 ein.

Sollen Leerzeilen den Saldo nicht anzeigen, packen Sie die Formel in eine Bedingung: =WENN(A2="";"";$K$1+SUMME($G$2:G2)).

Negative Zeiten richtig anzeigen

Rechnen Sie direkt mit Uhrzeitformaten und kommt ein negatives Ergebnis heraus, zeigt Excel ##### an. Eine Zeit kann im normalen Datumssystem nicht negativ sein. Der Ausweg: Rechnen Sie in Dezimalstunden, wie oben. Dezimalzahlen dürfen negativ sein.

Für die Anzeige in Stunden und Minuten bauen Sie das Vorzeichen selbst in einen Text:

=WENN(H2<0;"-";"")&TEXT(ABS(H2)/24;"[h]:mm")

Beispiel: Saldo −1,25 ergibt „-1:15“. Saldo 1,25 ergibt „1:15“. ABS entfernt das Vorzeichen, die Division durch 24 macht aus Stunden einen Tagesbruchteil, TEXT formatiert ihn. Das Ergebnis ist Text, damit rechnen Sie nicht weiter. Behalten Sie den Dezimalwert in H und nutzen Sie die Textspalte nur zur Anzeige.

Nur Überstunden getrennt von Minusstunden

Manchmal sollen Plus und Minus getrennt erscheinen:

• Plusstunden: =MAX(0;G2)
• Minusstunden: =MIN(0;G2)

Beispiel: Differenz −1 ergibt Plus 0 und Minus −1.

Typische Fehler

• Kleine Restwerte: Aus Rechenungenauigkeit kann ein Saldo von 0,0000000001 statt 0 entstehen. Mit =RUNDEN(G2;2) vermeiden Sie das. Ob und wie gerundet werden darf, ist eine Frage Ihrer Vereinbarungen.
• Uhrzeit als Text: „8.30“ ist keine Uhrzeit. Geben Sie „08:30“ ein.
• Formelzelle als Uhrzeit formatiert: Die Spalten E bis H gehören ins Zahlenformat mit zwei Nachkommastellen.
• Soll an Feiertagen vergessen: Dann entstehen unbeabsichtigt Minusstunden.

Was die Tabelle nicht entscheidet

Die Formeln rechnen nur. Ob Überstunden vergütet oder in Freizeit ausgeglichen werden, ab welcher Stundenzahl, und welche Ruhezeiten oder Aufzeichnungspflichten gelten, müssen Sie gesondert prüfen oder fachkundig klären lassen.

Hinweis

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