Stundenzettel in Excel erstellen: Spalten, Formeln und Nachtschichten

Ein einfacher Stundenzettel braucht keine Spezialsoftware. Mit einer Tabellenkalkulation und ein paar Formeln halten Sie Beginn, Ende und Pause fest und lassen die Arbeitszeit ausrechnen. Hier bauen wir einen Monatsstundenzettel Schritt für Schritt auf, einschließlich Schichten, die über Mitternacht gehen.

Die Spalten

Legen Sie in Zeile 1 die Überschriften an und tragen Sie ab Zeile 2 je Tag eine Zeile ein:

• A – Datum (Formel)
• B – Wochentag (Formel)
• C – Beginn (Eingabe)
• D – Ende (Eingabe)
• E – Pause in Minuten (Eingabe)
• F – Arbeitszeit in Stunden (Formel)
• G – Soll in Stunden (Eingabe oder Formel)
• H – Differenz (Formel)

Trennen Sie Eingaben und Formeln farblich, zum Beispiel gelb für Eingaben und grau für Formeln. So überschreibt später niemand versehentlich eine Berechnung.

Das Datum automatisch erzeugen

Legen Sie rechts neben der Tabelle zwei Hilfszellen an: Monat in K1 und Jahr in K2. In A2 steht:

=DATUM(K2;K1;1)

In A3 und allen folgenden Zeilen bis Zeile 32:

=WENN(A2="";"";WENN(MONAT(A2+1)=$K$1;A2+1;""))

Die Formel liefert ein leeres Feld, sobald der nächste Tag im Folgemonat läge. So zeigt der Zettel nie Tage des falschen Monats. Formatieren Sie Spalte A als Datum (TT.MM.JJJJ).

Den Wochentag anzeigen

In B2:

=WENN(A2="";"";TEXT(A2;"TTT"))

„TTT“ liefert das Kürzel Mo, Di, Mi und so weiter. Die Formatcodes hängen von der Spracheinstellung ab: In einer deutschen Oberfläche funktioniert „TTT“, in einer englischen müssten Sie „ddd“ verwenden.

Die Arbeitszeit berechnen

Uhrzeiten speichert die Tabellenkalkulation als Bruchteil eines Tages: 12:00 Uhr ist 0,5, 06:00 Uhr ist 0,25. Eine Differenz Ende minus Beginn ergibt daher ebenfalls einen Tagesbruchteil. Für Stunden multiplizieren Sie mit 24.

Endet die Schicht am selben Tag, genügt:

=(D2-C2)*24

Beginn 08:00, Ende 16:30 ergibt 8,5 Stunden.

Schichten über Mitternacht

Beginnt eine Schicht um 22:00 Uhr und endet um 06:00 Uhr, ist das Ende kleiner als der Beginn. Die einfache Differenz wird negativ, und die Tabelle zeigt Rauten (#####) oder einen falschen Wert. Die Lösung ist die Funktion REST:

=REST(D2-C2;1)*24

REST liefert den Rest einer Division. Teilen Sie eine negative Zahl durch 1, erhalten Sie den positiven Bruchteil, der den Tag „auffüllt“. Rechenbeispiel: 06:00 − 22:00 = 0,25 − 0,9167 = −0,6667. REST(−0,6667;1) ergibt 0,3333, mal 24 sind das 8 Stunden. Bei Schichten am selben Tag ändert REST nichts am Ergebnis; die Formel passt also für Tag- und Nachtschicht gleichermaßen.

Grenze: Die Formel geht von einer Schichtlänge unter 24 Stunden aus. Sind Beginn und Ende identisch, ergibt sie 0, nicht 24.

Pausen abziehen

Tragen Sie die Pause in Minuten in Spalte E ein. Mit Minuten als Zahl rechnen Sie einfacher als mit Uhrzeitformaten. Die vollständige Formel für F2:

=WENN(ODER(C2="";D2="");0;REST(D2-C2;1)*24-E2/60)

Die WENN-Abfrage sorgt dafür, dass leere Zeilen (freie Tage) 0 ergeben statt eines Fehlers. E2/60 rechnet Minuten in Stunden um: 30 Minuten sind 0,5 Stunden. Beispiel: Beginn 09:00, Ende 17:45, Pause 45 Minuten ergibt 8,75 − 0,75 = 8 Stunden.

Die Tabelle zieht nur ab, was Sie eintragen. Welche Pausen vorgeschrieben oder vereinbart sind, müssen Sie gesondert prüfen.

Soll und Differenz

Ein Soll ist praktisch, wenn Sie Plus- und Minusstunden sehen wollen. Rechnen Sie das Tagessoll aus dem Wochensoll: 20 Stunden an 5 Tagen sind 4 Stunden je Tag. Steht das Wochensoll in K3, lautet G2:

=WENN(A2="";0;WENN(ODER(B2="Sa";B2="So");0;$K$3/5))

An Feiertagen oder Urlaubstagen überschreiben Sie die Zelle mit 0. Die Differenz in H2:

=F2-G2

Dezimalstunden oder Stunden:Minuten

Die Formeln liefern Dezimalstunden: 7,5 bedeutet 7 Stunden 30 Minuten. Für Summen ist das praktisch, für das Auge ungewohnt. Für die Anzeige in Stunden und Minuten teilen Sie durch 24 und formatieren die Zelle als [h]:mm:

=F2/24

Die eckigen Klammern sind wichtig: Ohne sie springt die Anzeige nach 24 Stunden auf null zurück, was Monatssummen verfälscht darstellt.

Die Monatssumme

Unter der letzten Datenzeile summieren Sie:

=SUMME(F2:F32)

Genauso verfahren Sie mit Pause (E), Soll (G) und Differenz (H). Leere Texte ("") ignoriert SUMME, Fehlerwerte dagegen nicht. Achten Sie also darauf, dass in den Spalten keine Fehler stehen.

Typische Fehlerquellen

• Uhrzeiten als Text: Wird „8.00“ mit Punkt eingegeben, erkennt die Tabelle keine Uhrzeit. Nutzen Sie „08:00“.
• Falsches Zellformat: Die Arbeitszeit-Spalte sollte als Zahl mit zwei Nachkommastellen formatiert sein, nicht als Uhrzeit.
• Rundung: Werte wie 7,33 sind nur gerundet angezeigt, intern rechnet die Tabelle genauer. Runden Sie mit RUNDEN(...;2) nur, wenn Sie das bewusst wollen.
• Überschriebene Formeln: Speichern Sie vor größeren Änderungen eine Kopie der Datei.

Ein Blatt je Mitarbeiter

Legen Sie je Person ein eigenes Tabellenblatt an (Rechtsklick auf den Blattnamen, „Verschieben/Kopieren“). Name, Monat und Jahr stehen im Kopf. Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeiten bei Ihnen gelten, müssen Sie gesondert prüfen oder fachkundig klären lassen; eine selbstgebaute Tabelle ist nur eine Rechenhilfe.

Hinweis

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