Dienstplan für den Monat in Excel erstellen
Ein Monatsdienstplan zeigt auf einen Blick, wer an welchem Tag welche Schicht hat. In Excel brauchen Sie dafür kein Spezialwerkzeug: eine Datumszeile, Kürzel für die Schichten und wenige Formeln. Diese Anleitung baut das Schritt für Schritt auf, von der Kopfzeile bis zur Zählung je Person.
Das Raster
- Zeile 1: In B1 steht der Monatsbeginn als Datum, zum Beispiel 01.11.2026.
- Zeile 2: Wochentage (Formel)
- Zeile 3: Tage 1 bis 31 (Formel), Spalten C bis AG
- Zeilen 4 bis 18: je eine Person, Name in Spalte A
- Spalten AI bis AK: Zählungen je Person
- Zeile 20: Besetzung je Tag
Die Datumszeile
In C3:
=$B$1
In D3 und nach rechts bis AG3:
=WENN(C3="";"";WENN(MONAT(C3+1)=MONAT($B$1);C3+1;""))
Die Formel zählt je Spalte einen Tag weiter und bleibt leer, sobald der nächste Tag im Folgemonat läge. Ein 30-Tage-Monat hat in AG3 deshalb ein leeres Feld. Formatieren Sie Zeile 3 benutzerdefiniert mit T, dann steht nur die Tageszahl in der Zelle (1, 2, 3 …), der gespeicherte Wert bleibt das volle Datum.
Wochentage mit TEXT()
In C2:
=WENN(C3="";"";TEXT(C3;"TTT"))
Für den 1. November 2026 (ein Sonntag) liefert die Formel „So“, für den 2. November „Mo“, für den 7. November „Sa“. Die Formatcodes hängen von der Spracheinstellung ab: In einer deutschen Oberfläche gilt „TTT“, in einer englischen „ddd“.
Wochenenden markieren
Markieren Sie C2:AG18 und wählen Sie Start, Bedingte Formatierung, Neue Regel, „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Formel:
=UND(ISTZAHL(C$3);WOCHENTAG(C$3;2)>5)
Dazu eine Füllfarbe, zum Beispiel hellgrau.
Erklärung: WOCHENTAG mit dem Typ 2 liefert Montag = 1 bis Sonntag = 7. Werte über 5 sind Samstag und Sonntag. ISTZAHL fängt die leeren Felder am Monatsende ab, sonst gäbe WOCHENTAG einen Fehler. Das Dollarzeichen vor der 3 fixiert die Zeile, die Spalte bleibt relativ, deshalb prüft jede Spalte ihr eigenes Datum. Beispiel: Spalte für den 7.11.2026 (Samstag) ergibt 6, größer als 5, also grau. Spalte für den 9.11.2026 (Montag) ergibt 1, bleibt weiß.
Feiertage markieren Sie mit einer zweiten Regel, die auf eine Feiertagsliste zugreift: =ZÄHLENWENN($AR$3:$AR$20;C$3)>0. Die Liste mit Datumswerten pflegen Sie selbst.
Schichtkürzel und Legende
Legen Sie rechts oder auf einem zweiten Blatt eine Legende an:
| Kürzel | Beginn | Ende | Stunden |
|---|---|---|---|
| F | 06:00 | 14:00 | 7,5 |
| S | 14:00 | 22:00 | 7,5 |
| N | 22:00 | 06:00 | 7,5 |
| frei | 0 | ||
| U | 0 |
Die Stunden sind hier Beispielwerte nach Abzug einer Pause; tragen Sie Ihre eigenen ein. Damit sich niemand vertippt, richten Sie für C4:AG18 eine Dropdown-Liste ein: Daten, Datenüberprüfung, Zulassen: Liste, Quelle F;S;N;frei;U. Ein einziger Schreibfehler wie „Fr“ würde sonst in den Zählungen fehlen.
Schichten je Person zählen mit ZÄHLENWENN
In AI4 für Frühschichten:
=ZÄHLENWENN($C4:$AG4;"F")
In AJ4 mit „S“ und in AK4 mit „N“. Die Funktion zählt, in wie vielen Zellen des Bereichs genau dieser Text steht. Beispiel: Steht in Zeile 4 an 10 Tagen ein F, ergibt AI4 den Wert 10. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, „f“ wird mitgezählt.
Achten Sie auf Teilübereinstimmungen nur bei Platzhaltern: „F“ zählt nicht „frei“, da ZÄHLENWENN ohne Platzhalter die ganze Zelle vergleicht. Mit "F*" wäre das anders, dann würde „frei“ mitgezählt.
Stunden je Person
Mit der Legende lassen sich auch Stunden summieren. Stehen die Kürzel F, S, N in AM3:AM5 und die Stunden in AP3:AP5:
=SUMMENPRODUKT(ZÄHLENWENN($C4:$AG4;$AM$3:$AM$5)*$AP$3:$AP$5)
Beispiel: 10 Frühschichten, 5 Spätschichten, 2 Nachtschichten. 10 mal 7,5 plus 5 mal 7,5 plus 2 mal 7,5 = 75 + 37,5 + 15 = 127,5 Stunden.
Wochenendschichten
Weil Zeile 2 den Wochentag als Text enthält, funktioniert ZÄHLENWENNS mit zwei Bedingungen. Spätschichten an Samstagen:
=ZÄHLENWENNS($C4:$AG4;"S";$C$2:$AG$2;"Sa")
Beispiel November 2026: Samstage sind der 7., 14., 21. und 28. Hat die Person an zweien davon ein S, ergibt die Formel 2. Für Sonntage ergänzen Sie dieselbe Formel mit „So“ und addieren.
Besetzung je Tag prüfen
In C20:
=ZÄHLENWENN(C$4:C$18;"F")
Beispiel: Tragen an einem Tag drei Personen ein F, steht dort 3. Zeilen darunter für S und N. Mit einer weiteren bedingten Formatierung (Zellwert kleiner als Ihre Mindestbesetzung) färben Sie zu dünn besetzte Tage rot.
Typische Stolpersteine
- Monatswechsel: Ändern Sie nur B1, alles andere folgt. Löschen Sie vorher die Kürzel, sonst stehen sie am falschen Wochentag.
- Abweichende Schreibweisen: „Frei“ und „frei“ sind für ZÄHLENWENN gleich, „Frei “ mit Leerzeichen nicht. Die Dropdown-Liste verhindert das.
- Sonderfälle: Krank, Schulung oder Tausch brauchen eigene Kürzel in Legende und Liste.
Ein weiteres Beispiel für Wochenpläne und Besetzung finden Sie im Ratgeber Schichtplan in Excel erstellen.
Der Plan ist eine Rechenhilfe. Ob Ruhezeiten zwischen Schichten, Höchstarbeitszeiten oder Mitbestimmungsrechte eingehalten sind, prüft die Tabelle nicht; das müssen Sie gesondert klären.
Hinweis
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