Schichtplan erstellen: Wochenplan in Excel für kleine Teams

Für ein Team von drei bis fünfzehn Personen reicht oft eine Tabelle: Wer arbeitet an welchem Tag in welcher Schicht, wie viele Stunden kommen pro Person zusammen, und ist jede Schicht besetzt? Hier bauen wir einen Wochenplan mit Schichtcodes, der Stunden und Besetzung per Formel ausrechnet.

Schritt 1: Schichten festlegen

Überlegen Sie zuerst, welche Schichten es gibt. Ein Café könnte diese Codes nutzen:

• F – Frühschicht, 07:00 bis 14:00
• S – Spätschicht, 14:00 bis 21:00
• N – Nachtschicht, 21:00 bis 07:00
• frei – kein Dienst
• U – Urlaub

Kurze Codes machen den Plan lesbar und das Eintragen schnell. Die Zeiten stehen nicht im Plan, sondern in einer Legende.

Schritt 2: Die Legende anlegen

Legen Sie ein Blatt „Legende“ an mit den Spalten Code (A), Beginn (B), Ende (C), Pause in Minuten (D) und Stunden (E). In E2 steht:

=WENN(B2="";0;REST(C2-B2;1)*24-D2/60)

REST sorgt dafür, dass auch die Nachtschicht von 21:00 bis 07:00 als 10 Stunden gerechnet wird, statt negativ zu werden. Codes ohne Zeiten wie „frei“ oder „U“ ergeben 0 Stunden. Die Pausenspalte gibt nur wieder, was Sie eintragen; welche Pausen vorgesehen sein müssen, ist gesondert zu prüfen.

Schritt 3: Das Wochenblatt aufbauen

Legen Sie ein Blatt „Woche“ an:

• In B1 steht das Datum des Montags.
• In B2 bis H2 stehen die sieben Tage: B2 =B1, C2 =B2+1, und so weiter. Formatieren Sie sie als „TTT TT.MM.“, dann sehen Sie Wochentag und Datum.
• In A3 bis A17 stehen die Namen (bis zu 15 Zeilen).
• In B3 bis H17 tragen Sie die Codes ein.

Gegen Tippfehler richten Sie eine Auswahlliste ein: Markieren Sie B3:H17, öffnen Sie unter „Daten“ die Datenüberprüfung, wählen Sie „Liste“ und als Quelle =Legende!$A$2:$A$9. Jede Zelle bekommt ein Dropdown.

Schritt 4: Wochenstunden je Mitarbeiter

In I3, rechts neben Sonntag, soll die Wochensumme stehen:

=SUMMENPRODUKT(SUMMEWENN(Legende!$A$2:$A$9;B3:H3;Legende!$E$2:$E$9))

So funktioniert es: SUMMEWENN schlägt für jeden der sieben Codes in B3:H3 die Stunden in der Legende nach und liefert sieben Werte, SUMMENPRODUKT addiert sie. Leere Zellen und Codes, die nicht in der Legende stehen, zählen 0. Das ist praktisch, aber auch eine Falle: Ein Tippfehler im Code führt nicht zu einer Fehlermeldung, sondern zu fehlenden Stunden. Die Auswahlliste aus Schritt 3 beugt dem weitgehend vor.

Übersichtlicher, aber länger ist die Variante mit einer Hilfstabelle, die pro Tag nachschlägt:

=WENNFEHLER(SVERWEIS(B3;Legende!$A$2:$E$9;5;FALSCH);0)

Die 5 steht für die fünfte Spalte des Bereichs, also die Stunden, FALSCH für die exakte Suche.

Schritt 5: Besetzung je Tag prüfen

Unter dem Plan sehen Sie, wie viele Personen je Schicht eingeteilt sind. Schreiben Sie in A19 bis A21 die Codes F, S und N. In B19:

=ZÄHLENWENN(B$3:B$17;$A19)

Die Dollarzeichen in B$3:B$17 und $A19 bewirken, dass Sie die Formel nach rechts und unten kopieren können, ohne dass die Bezüge verrutschen. Steht irgendwo eine 0, ist die Schicht an diesem Tag unbesetzt.

Mit bedingter Formatierung wird das sichtbar: Markieren Sie B19:H21 und wählen Sie die Regel „Zellwert kleiner als“ mit dem Wert Ihrer Mindestbesetzung und einer roten Füllung.

Schritt 6: Praktische Regeln für den Plan

1. Wünsche vorher sammeln. Legen Sie einen Stichtag fest, bis zu dem Frei- und Urlaubswünsche gemeldet werden, und tragen Sie diese zuerst ein.
2. Feste Punkte zuerst. Tragen Sie zunächst die Dienste ein, die zwingend besetzt sein müssen, etwa Öffnungszeiten mit Mindestbesetzung, und füllen Sie den Rest danach.
3. Wochenenden gleichmäßig verteilen. Mit =ZÄHLENWENN(G3:H3;"F")+ZÄHLENWENN(G3:H3;"S")+ZÄHLENWENN(G3:H3;"N") in einer Zusatzspalte sehen Sie, wer am Wochenende schon eingeteilt ist.
4. Früh veröffentlichen. Geben Sie den Plan als Ausdruck oder PDF heraus und nennen Sie ein Datum, bis zu dem Änderungen noch möglich sind.
5. Auf Ruhezeiten achten. Eine Spätschicht, gefolgt von einer Frühschicht am nächsten Tag, ist schnell übersehen. Ob und welche Ruhezeiten einzuhalten sind, ergibt sich aus Gesetz, Tarif und Vertrag. Die Tabelle prüft das nicht; das müssen Sie gesondert klären.

Schritt 7: Vom Wochen- zum Monatsplan

Für einen Monatsplan ersetzen Sie die sieben Tage durch bis zu 31 Spalten. Die Datumszeile bauen Sie aus dem ersten Tag des Monats (=DATUM(Jahr;Monat;1), danach =B2+1). Die Formeln für Stunden und Besetzung übertragen Sie auf den größeren Bereich, indem Sie die Zellbereiche anpassen. Halten Sie die Namen in nur einem Blatt und verweisen Sie von den anderen darauf (=Woche!A3), damit Sie Änderungen nur einmal machen.

Häufige Fehler

• Codes mit Leerzeichen („F “ statt „F“) werden nicht gefunden.
• Die Legende ist zu kurz, neue Codes liegen außerhalb des Bereichs.
• Bereiche ohne Dollarzeichen verschieben sich beim Kopieren.
• Ändern Sie in der Legende einen Schichtbeginn, gilt das für alle Pläne, die auf diese Legende zugreifen. Wollen Sie alte Wochen unverändert erhalten, speichern Sie jede Woche als eigene Datei.

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